Como implementar um bom mapeamento de processos

O mapeamento de processos é fundamental para qualquer empresa, pois, ao conhecer, documentar e construir as relações entre as ações diárias é possível estabelecer um fluxo de trabalho.

A criação de um workflow (fluxo de trabalho) permite a identificação de oportunidades, prevê obstáculos e gerencia os riscos das operações, tornando a empresa mais eficiente e competitiva.

Portanto, essa ferramenta é fundamental para garantir o sucesso empresarial, porém, para realizá-la é necessário conhecer alguns passos.

Vamos esquematizar pontos determinantes para a implementação de um bom mapeamento de processos.

Mapeamento de processos: o que é?

Mapeamento de processos é uma ferramenta de gestão empresarial desenvolvida a partir da construção de uma sequência lógica dos processos diários e as atividades que se inter relacionam para a efetivação do produto final. 

Essa ferramenta é fundamental para: 

  • Conhecer profundamente como os processos empresariais são construídos.
  • Aumentar a eficiência dos fluxos de trabalho.
  • Capacitar futuros profissionais, pois, as atividades diárias são previamente construídas.
  • Diminuir os riscos no trabalho, pois, levantam-se todas as variáveis que podem interferir no produto final.

Esse projeto pode ser construído tanto manualmente quanto através de softwares especializados, que auxiliam na operacionalização do mapeamento e na validação dos resultados estipulados.

Como implementar um bom mapeamento de processos

1 – Estabelecer os objetivos

Um mapeamento de processos pode, e deve, provocar mudanças na rotina de trabalho dos colaboradores, por isso, é necessário comunicar os objetivos com a implementação desse projeto.

Evidencie como ela contribuirá com o fluxo de tarefas, a eficiência, a competitividade e a produtividade da empresa. Afinal, o funcionário é o primeiro que notará as transformações e elas devem conquistá-lo.

2 – Definir os processos

Estabeleça um ponto inicial, um processo-chave que é fundamental para os objetivos propostos e, a partir dele, identifique as relações existentes com outros processos em uma sequência lógica. 

Esse momento é crucial, pois, devemos estabelecer uma ordem de prioridades para os processos que serão mapeados, priorizando as atividades que contribuem para a eficiência, produtividade e competitividade empresarial.

3 – Nomear os responsáveis

Todo fluxo de trabalho deve ser acompanhado e toda tarefa necessita de um, ou mais, encarregados para garantir a eficiência do processo, por isso, nomeie os responsáveis e as relações existentes entre eles.

4 – Inserir métricas e indicadores

Para garantir a eficiência dos processos e analisar os resultados obtidos é necessário estipular métricas e indicadores.

Aqui no blog já falamos sobre três indicadores, OKR e KPI; SMART; OEE

5 – Reconhecer os riscos

Outra fator fundamental para o sucesso de um bom mapeamento de processos e o reconhecimento dos riscos atrelados ao processos.

Ou seja, definir as variáveis que podem interromper o fluxo de atividades ocasionando em uma ineficiência empresarial. 

A determinação desses fatores de influências permite a construção de estratégias de gerenciamento de risco, ou seja, um plano de ações com o intuito de minimizar ou conter os problemas pontuais que prejudicam os processos.

6 – Monitorar

Por fim, para garantir a eficiência do projeto construído e desenvolver a rotina empresarial é necessário que os gestores monitorem o cumprimento do fluxo de trabalho estabelecido, analisem as métricas e os indicadores e acompanhem os processos regularmente.

Essas observações podem ser realizadas manualmente, através de relatórios documentais, ou de forma automatizada, com o apoio de planilhas, checklist ou softwares especializados em gestão e produtividade.

Bruno Benessuti

Bruno Benessuti é pós graduado em Gerenciamento de Projetos pelo SENAC e Bacharel em Sistema de Informação pela Unesp, trabalha a 12 anos projetos digitais e a 3 anos empreende em Startups. Hoje é sócio e CEO do Protarefa e acredita na tecnologia como ferramenta de mudança para uma sociedade melhor e que através dela problemas complexos possam ser resolvidos.

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