O mapeamento de processos é fundamental para qualquer empresa, pois, ao conhecer, documentar e construir as relações entre as ações diárias é possível estabelecer um fluxo de trabalho.
A criação de um workflow (fluxo de trabalho) permite a identificação de oportunidades, prevê obstáculos e gerencia os riscos das operações, tornando a empresa mais eficiente e competitiva.
Portanto, essa ferramenta é fundamental para garantir o sucesso empresarial, porém, para realizá-la é necessário conhecer alguns passos.
Vamos esquematizar pontos determinantes para a implementação de um bom mapeamento de processos.
Mapeamento de processos: o que é?
Mapeamento de processos é uma ferramenta de gestão empresarial desenvolvida a partir da construção de uma sequência lógica dos processos diários e as atividades que se inter relacionam para a efetivação do produto final.
Essa ferramenta é fundamental para:
- Conhecer profundamente como os processos empresariais são construídos.
- Aumentar a eficiência dos fluxos de trabalho.
- Capacitar futuros profissionais, pois, as atividades diárias são previamente construídas.
- Diminuir os riscos no trabalho, pois, levantam-se todas as variáveis que podem interferir no produto final.
Esse projeto pode ser construído tanto manualmente quanto através de softwares especializados, que auxiliam na operacionalização do mapeamento e na validação dos resultados estipulados.
Como implementar um bom mapeamento de processos
1 – Estabelecer os objetivos
Um mapeamento de processos pode, e deve, provocar mudanças na rotina de trabalho dos colaboradores, por isso, é necessário comunicar os objetivos com a implementação desse projeto.
Evidencie como ela contribuirá com o fluxo de tarefas, a eficiência, a competitividade e a produtividade da empresa. Afinal, o funcionário é o primeiro que notará as transformações e elas devem conquistá-lo.
2 – Definir os processos
Estabeleça um ponto inicial, um processo-chave que é fundamental para os objetivos propostos e, a partir dele, identifique as relações existentes com outros processos em uma sequência lógica.
Esse momento é crucial, pois, devemos estabelecer uma ordem de prioridades para os processos que serão mapeados, priorizando as atividades que contribuem para a eficiência, produtividade e competitividade empresarial.
3 – Nomear os responsáveis
Todo fluxo de trabalho deve ser acompanhado e toda tarefa necessita de um, ou mais, encarregados para garantir a eficiência do processo, por isso, nomeie os responsáveis e as relações existentes entre eles.
4 – Inserir métricas e indicadores
Para garantir a eficiência dos processos e analisar os resultados obtidos é necessário estipular métricas e indicadores.
Aqui no blog já falamos sobre três indicadores, OKR e KPI; SMART; OEE.
5 – Reconhecer os riscos
Outra fator fundamental para o sucesso de um bom mapeamento de processos e o reconhecimento dos riscos atrelados ao processos.
Ou seja, definir as variáveis que podem interromper o fluxo de atividades ocasionando em uma ineficiência empresarial.
A determinação desses fatores de influências permite a construção de estratégias de gerenciamento de risco, ou seja, um plano de ações com o intuito de minimizar ou conter os problemas pontuais que prejudicam os processos.
6 – Monitorar
Por fim, para garantir a eficiência do projeto construído e desenvolver a rotina empresarial é necessário que os gestores monitorem o cumprimento do fluxo de trabalho estabelecido, analisem as métricas e os indicadores e acompanhem os processos regularmente.
Essas observações podem ser realizadas manualmente, através de relatórios documentais, ou de forma automatizada, com o apoio de planilhas, checklist ou softwares especializados em gestão e produtividade.
