O que é workflow e como construir um para você?

O que é workflow e como construir um para você?

Em suas pesquisas sobre produtividade, gerenciamento de equipe de trabalho, organização das atividades e similares, você já ouviu o termo Workflow? Acredito que sim, mas você sabe o significado dessa expressão?

Se a resposta é não, ou conhece pouco do assunto, siga com essa leitura e descobrirá como o workflow pode transformar a sua empresa.

Em tradução para o português, workflow significa: fluxos de trabalho. Esse termo representa uma sequência lógica de tarefas necessárias para a conclusão de uma atividade. Por exemplo, todas as atividades realizadas para se concluir um atendimento via telefone.

Esse fluxo de trabalho nada mais é que uma rotina, como a presente em sua vida cotidiana, que é realizada para a execução de tarefas estratégicas para o funcionamento correto da empresa.

Agora, imagine que você está cozinhando algo, você segue uma receita para produzir o prato, certo? A construção do workflow segue a mesma lógica, seu time é mais produtivo se o fluxo de tarefas que eles devem desenvolver estiver explícito.

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Os benefícios de um Workflow

Agora que você entendeu o que significa esse termo, deve estar pensando: além da produtividade a construção desse fluxo pode contribuir em mais alguma coisa? A resposta é sim.

A esquematização de um workflow é capaz de:

  • Reduzir a repetição de tarefas dispensáveis;
  • Aumentar a relação entre os times tornando-os mais colaborativos;
  • Permite a construção de métricas importantes ao negócio;
  • O treinamento de novos funcionários é facilitado através de passos claros e fundamentais;
  • Dinamiza o fluxo de informações e o acesso aos dados.

Qual a melhor forma de construir o seu workflow?

Antes de sair construindo o seu workflow é necessário realizar um mapeamento dos seus processos empresariais, afinal, é imprescindível conhecer as atividades fundamentais para inseri-las em um fluxo assertivo.

Considerando que a sequência que será construída deve ser capaz de tornar o negócio mais ágil e produtivo e, ao mesmo tempo, elevar o nível de gestão, visto que o conhecimento dos processos estimula e ampara as tomadas de decisão.

Diante disso, existem duas possibilidades para a implementação do seu workflow : através de uma ferramenta ou fisicamente.

Destacamos aqui uma particularidade dos dias atuais que é a transformação tecnológica e que vem transformando o dia-a-dia das empresas, mas cabe a você decidir qual é o caminho que deseja seguir.

Um fluxo de trabalho idealizado através de meios físicos e exposto em murais, calendários e panfletos pode tornar-se complexo e atrapalhar as atividades diárias. 

Um software de workflow permite a fixação das sequências construídas e, como toda plataforma, pode se relacionar com outros elementos do mundo digital, como as agendas, as notificações e os relatórios.

Essas relações presentes no mundo digital permitem uma adaptação mais facilitada dos fluxos, uma operacionalização mais assertiva e, consequentemente, o gerenciamento se torna mais efetivo e estratégico.

Exemplos de Workflow

Ok, já falamos bastante sobre as sequências de tarefas e como elas contribuem positivamente para as empresas, tornando-as mais produtivas e competitivas. 

Agora, iremos apresentar alguns exemplos de fluxos de tarefas que são comuns nas empresas, para que você possa compreender melhor a importância de um workflow.

Aqui no blog já falamos sobre o processo de contratação em CLT.

Outro exemplo de uma sequência de atividades, bem simplista, é a contratação de um serviço de branding

  1. A agência recebe um pedido do cliente;
  2. É agendado um briefing;
  3. Realiza-se o briefing;
  4. Inicia-se o projeto de construção da marca;
  5. Realiza-se uma reunião para apresentar a evolução do projeto;
  6. Modifica-se o projeto para adequá-lo ao pedido do cliente (se necessário);
  7. Apresenta os novos resultados ao cliente;
  8. Finaliza-se o projeto.

Vale ressaltar que, em cada etapa de um fluxo de tarefas, podem existir outras sequências estratégicas necessárias para a realização do trabalho final.

Como você viu, o workflow é um processo que necessita ser construído em qualquer empresa, por isso construa já os seus fluxos em uma plataforma dedicada a isso. 

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Bruno Benessuti

Bruno Benessuti é pós graduado em Gerenciamento de Projetos pelo SENAC e Bacharel em Sistema de Informação pela Unesp, trabalha a 12 anos projetos digitais e a 3 anos empreende em Startups. Hoje é sócio e CEO do Protarefa e acredita na tecnologia como ferramenta de mudança para uma sociedade melhor e que através dela problemas complexos possam ser resolvidos.

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