Em suas pesquisas sobre produtividade, gerenciamento de equipe de trabalho, organização das atividades e similares, você já ouviu o termo Workflow? Acredito que sim, mas você sabe o significado dessa expressão?
Se a resposta é não, ou conhece pouco do assunto, siga com essa leitura e descobrirá como o workflow pode transformar a sua empresa.
Em tradução para o português, workflow significa: fluxos de trabalho. Esse termo representa uma sequência lógica de tarefas necessárias para a conclusão de uma atividade. Por exemplo, todas as atividades realizadas para se concluir um atendimento via telefone.
Esse fluxo de trabalho nada mais é que uma rotina, como a presente em sua vida cotidiana, que é realizada para a execução de tarefas estratégicas para o funcionamento correto da empresa.
Agora, imagine que você está cozinhando algo, você segue uma receita para produzir o prato, certo? A construção do workflow segue a mesma lógica, seu time é mais produtivo se o fluxo de tarefas que eles devem desenvolver estiver explícito.
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Os benefícios de um Workflow
Agora que você entendeu o que significa esse termo, deve estar pensando: além da produtividade a construção desse fluxo pode contribuir em mais alguma coisa? A resposta é sim.
A esquematização de um workflow é capaz de:
- Reduzir a repetição de tarefas dispensáveis;
- Aumentar a relação entre os times tornando-os mais colaborativos;
- Permite a construção de métricas importantes ao negócio;
- O treinamento de novos funcionários é facilitado através de passos claros e fundamentais;
- Dinamiza o fluxo de informações e o acesso aos dados.
Qual a melhor forma de construir o seu workflow?
Antes de sair construindo o seu workflow é necessário realizar um mapeamento dos seus processos empresariais, afinal, é imprescindível conhecer as atividades fundamentais para inseri-las em um fluxo assertivo.
Considerando que a sequência que será construída deve ser capaz de tornar o negócio mais ágil e produtivo e, ao mesmo tempo, elevar o nível de gestão, visto que o conhecimento dos processos estimula e ampara as tomadas de decisão.
Diante disso, existem duas possibilidades para a implementação do seu workflow : através de uma ferramenta ou fisicamente.
Destacamos aqui uma particularidade dos dias atuais que é a transformação tecnológica e que vem transformando o dia-a-dia das empresas, mas cabe a você decidir qual é o caminho que deseja seguir.
Um fluxo de trabalho idealizado através de meios físicos e exposto em murais, calendários e panfletos pode tornar-se complexo e atrapalhar as atividades diárias.
Um software de workflow permite a fixação das sequências construídas e, como toda plataforma, pode se relacionar com outros elementos do mundo digital, como as agendas, as notificações e os relatórios.
Essas relações presentes no mundo digital permitem uma adaptação mais facilitada dos fluxos, uma operacionalização mais assertiva e, consequentemente, o gerenciamento se torna mais efetivo e estratégico.
Exemplos de Workflow
Ok, já falamos bastante sobre as sequências de tarefas e como elas contribuem positivamente para as empresas, tornando-as mais produtivas e competitivas.
Agora, iremos apresentar alguns exemplos de fluxos de tarefas que são comuns nas empresas, para que você possa compreender melhor a importância de um workflow.
Aqui no blog já falamos sobre o processo de contratação em CLT.
Outro exemplo de uma sequência de atividades, bem simplista, é a contratação de um serviço de branding:
- A agência recebe um pedido do cliente;
- É agendado um briefing;
- Realiza-se o briefing;
- Inicia-se o projeto de construção da marca;
- Realiza-se uma reunião para apresentar a evolução do projeto;
- Modifica-se o projeto para adequá-lo ao pedido do cliente (se necessário);
- Apresenta os novos resultados ao cliente;
- Finaliza-se o projeto.
Vale ressaltar que, em cada etapa de um fluxo de tarefas, podem existir outras sequências estratégicas necessárias para a realização do trabalho final.
Como você viu, o workflow é um processo que necessita ser construído em qualquer empresa, por isso construa já os seus fluxos em uma plataforma dedicada a isso.
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