A sigla BPM, do inglês Business Process Management que em tradução livre é Gerenciamento dos Processos de Negócio se refere à uma cultura exercida nas empresas.
De forma mais clara, BPM é uma disciplina organizacional que tem por objetivo final à transformação da empresa nos cinco pilares principais: o colaborador, o cliente, a competição, os dados e o valor do produto/serviço.
Portanto, a implementação dessa disciplina organizacional e gerencial aprimora diversos elementos estruturais, funcionais e relacionais das empresas, podemos destacar:
- Transparência dos dados,
- Processo comunicacional entre os times e os responsáveis pelas tarefas,
- Aumento de produtividade,
- Suporte à tomada de decisões estratégicas,
- Automação dos processos e construção do workflow,
- Entre outros elementos.
Para se iniciar essa disciplina realiza-se o: mapeamento dos processos, por consequência, a sua organização e legitimação, a análise destes e, por fim, o aperfeiçoamento dos processos.
A transformação digital contribui para o desenvolvimento da disciplina de BPM, pois permitiu que muitos processos, antigamente analógicos, fossem adaptados ao mundo digital o que resultou em um crescimento escalável das empresas adeptas à essa processo de gerenciamento.
Neste artigo apresentaremos a sequência de atividades necessárias para se iniciar essa disciplina e os benefícios decorrentes desta cultura em sua empresa.
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Sequência de atividades:
1 – Mapeamento de processos BPM
Para empresas que desejam iniciar uma disciplina de BPM deve-se começar pelo mapeamento de processos. Essa atividade garante a efetividade da cultura que será implementada e assegura o reconhecimento de todas as variáveis dos processos estratégicos e fundamentais.
Aqui no blog, já falamos sobre mapeamento de processos, confere lá!
2- A formalização ou padronização dos processos
Formalização é um termo muito interessante quando se trata de processos empresariais, não é mesmo? Ainda mais quando esse termo vem acompanhado de excelência produtiva e otimização operacional.
É exatamente isso que se busca após a realização de um mapeamento de processos com efetividade e assertividade.
O que é a formalização dos processos?
Formalização dos processos, ou padronização dos processos, é esquematização das tarefas mapeadas anteriormente, que resultou em uma sequência de atividades à serem desenvolvidas.
Portanto, construiu-se um modelo à ser seguido. Esse método deve ser claro e objetivo para os colaboradores que irão executá-lo.
Os principais objetivos da formalização de processos são:
- Construir um modelo sequencial das atividades,
- Definir as atividades à serem executadas com clareza,
- Conferir repetibilidade e escalabilidade ao processo.
3 – Análise e adaptação do processo
Como levantado no mapeamento, deve existir um responsável pelo processo e por analisá-lo constantemente. Esse diagnóstico contribui para garantir que o fluxo de tarefas atende às expectativas instauradas e se os resultados estão condizentes.
Não se engane, metrificar não é a única forma de analisar os processos, estude os erros que, com certeza, irão surgir, analise o ambiente externo e as condições estruturais da empresa, converse com os seus colaboradores, afinal, eles realizam grande parte do fluxo de tarefas. Para isso, construa um ambiente propício ao diálogo e baseie suas decisões estratégicas com mais assertividade.
Por fim, todos os processos terão que ser modificados em algum momento e essa adaptação contribui positivamente para a organização, pois aumenta a produtividade, reduz custos e riscos e alinha as expectativas.
Benefícios da disciplina de BPM
1 – Automação de processos
Como já destacamos anteriormente, processos repetitivos devem ser automatizados para aumentar a produtividade, nesse aspecto, softwares e sistemas integrados são fundamentais para contribuir positivamente em sua empresa.
2 – Retorno imediato e tangível
Primeiramente, a automação dos processos decorrente da disciplina de BPM aumenta a produtividade de forma exponencial e esse fator pode ser verificado em pouco tempo.
Além disso, como os processos são metrificados e alinhados ao planejamento estratégico os resultados são apresentados de forma clara e precisa.
Por fim, por automatizar os processos, especialmente os repetitivos, a empresa torna-se mais produtiva, agilizando tarefas e diminuindo o tempo de entrega, atribuindo valor do produto ao cliente.
3- Criptografia e segurança da informação
Vivemos em um era que as tecnologias digitais evoluem constantemente, nesse aspecto, a criptografia de dados atingiu um nível de excelência que seus dados armazenados em um software de automação de processos estarão mais protegidos do que nunca!
Conclusão
A disciplina de BPM é uma cultura de gerenciamento dos processos que nasceu alinhadas às transformações tecnológicas e que transforma a realidade das empresas que decidem iniciar esse projeto de melhoria interna e otimização da entrega de valor ao cliente.
Como toda disciplina, o BPM exige uma dedicação que deve ser colaborativa, para gerar impacto positivo na organização, por isso, antes de iniciá-lo, converse com os seus colaboradores, envolva-os no projeto, destaque a importância do comprometimento e da participação individual
