Orfanização de tarefas e como elas aumentam a produtividade no home office

Organização das tarefas e a produtividade em home office

A situação que vivemos atualmente, decorrente da crise do Covid-19, apresentou uma realidade que poucas empresas estavam preparadas. O trabalho remoto e nesse post iremos apresentar algumas ações para aumentar a produtividade durante o home office.

Apesar de não ser o principal no Brasil, o home office já é realidade para muita gente, em diversos lugares do mundo e cresce como uma tendência da revolução tecnológica.

Muitas empresas tiveram que se adaptar à essa realidade sem um plano concreto ou ações estratégicas para manter a produtividade e a entrega de um produto ou serviço com a mesma qualidade anterior.

Para garantir a eficiência do trabalho remoto devemos promover ações educativas, comunicativas e estruturais capazes de transformar a realidade não só das empresas, mas também dos colaboradores.

A seguir apresentaremos alguns pontos que devem ser considerados e/ou ajustados para garantir um bom trabalho remoto:

1- Ambiente de trabalho (Home Office)

2- Comunicação

3- Organização e rotina de trabalho

Os pontos apresentados acima fazem parte do contexto diário da empresa, ou seja, a estrutura que ela funciona.

Descubra como os colaboradores se comunicam, através de que ferramenta dialogam com seus gerentes e companheiros, como reportam as atividades desenvolvidas, como é organizado o dia-a-dia do trabalho, quais atividades serão priorizadas, enfim, a rotina empresarial.

Considerando esses panoramas apresentaremos algumas dicas para aumentar a produtividade durante o home office.

1- Ambiente de trabalho (Home Office)

Todas as empresas possuem um levantamento de toda infraestrutura necessária para a operacionalização de cada departamento, nisso inclui-se: computador, softwares, mouse, teclado, telefone, internet, água, energia, banheiro, entre outros elementos.

Garantir que os colaboradores que estão atuando remotamente possuam essa rede estrutural é fundamental, porém, cabe à empresa construir ações educativas, seja por informativos, vídeos ou através de materiais disponíveis na web sobre a preparação do home office.

Essas preparações são referentes aos elementos, como se manter confortável sem prejudicar a saúde física, qual o nível de claridade, como evitar distrações e todas essas variáveis

Portanto, para aumentar a produtividade durante o home office, a empresa deve auxiliar os colaboradores durante essa crise, afinal essa pode ser uma nova realidade para eles também.

2- Comunicação Interna

A parte fundamental para o funcionamento de uma empresa é a comunicação interna, melhor dizendo, como os colaboradores se comunicam, quem é o ponto de encontro e influenciador dos demais, como as atividades são repassadas, comunicadas e alteradas, ou seja, como as relações se constroem na empresa.

Grandes empresas mapeiam o fluxo de informações e estruturam planos de comunicação baseados nesse mapeamento para prevenir momentos críticos, como o trabalho remoto sem condição prévia.

Destacamos nesse artigo algumas ferramentas capazes de auxiliar na comunicação interna durante os momentos de crise: o Slack e o Zoom ou Hangout.

A primeira é uma ferramenta de mensagem que conecta os times em uma plataforma simples e intuitiva, permitindo a criação de canais públicos e privados e a possibilidade de enviar mensagens diretas.

A segunda e a terceira são duas opções para funcionalidades similares, duas plataforma de videoconferência que certamente contribuirão para a realização de reuniões de sprints, metas, entre outras.

Para uma boa utilização dessas ferramentas é necessário a construção de manual de conduta, da definição de canais estratégicos e a relevância das informações.

Porém, não se esqueça, uma empresa é composta por pessoas, e pessoas necessitam de momentos descontração, construa um canal dedicado à comunicação informal, distante das tarefas diárias e incentive a relação interpessoal entre seus colaboradores.

3- Organização e rotina de trabalho

É imprescindível mapear os processos que são desenvolvidos na empresa para a conclusão do produto ou serviço final. Conhecer o esquema de tarefas permite diminuir os riscos e esquematizar ações preventivas em momentos de crise.

Empresas preparadas para momentos de crise conseguem se adequar mais rapidamente à nova realidade, e a tecnologia auxilia de forma significativa nessa adaptação.

Conhecer profundamente as tarefas diárias e implementá-las em um software permite que os funcionários visualizem o que deverá ser realizado, orientando à rotina de trabalho e contribuindo para uma comunicação interna assertiva.

Além disso, a utilização de uma plataforma de automação de processos aumenta a produtividade, pois permite que os gestores acompanhem as atividades que estão sendo desenvolvidas durante o dia, previnam possíveis erros e atuem sobre as tarefas necessárias.

Essas alterações transformam a rotina de trabalho, por isso, crie materiais educativos auxiliando seus colaboradores a compreender a importância de dominar essas ferramentas.

Comunique-se com os influenciadores, transforme-os em locutores das suas propostas, revele a necessidade de se adaptar à uma nova realidade e que a colaboração de todos é fundamental.

Utilize essa crise de modo criativo, aprenda e aproveite a revolução tecnológica e, acima de tudo, tenha paciência essa é uma situação nova para todos e erros acontecerão.

Tudo ficará bem!

Bruno Benessuti

Bruno Benessuti é pós graduado em Gerenciamento de Projetos pelo SENAC e Bacharel em Sistema de Informação pela Unesp, trabalha a 12 anos projetos digitais e a 3 anos empreende em Startups. Hoje é sócio e CEO do Protarefa e acredita na tecnologia como ferramenta de mudança para uma sociedade melhor e que através dela problemas complexos possam ser resolvidos.

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