Para começar a explicar a diferença entre processo analógico e digital, precisamos entender com clareza o que são processos.
Já expliquei em outro artigo o que são processos e você pode ver aqui, mas em grande resumo podemos dizer:
Processo é um conjunto de tarefas, sequenciais ou paralelas, que um fluxo de informação deve percorrer para entregar o resultado esperado.
Como Começar
Desta forma, quando trabalhamos com processos conhecidos na nossa empresa, tudo o que precisamos é mapear o processo completo, com todas as suas variações.
Uma vez mapeado o processo, precisamos deixar ele estruturado e, de preferência desenhado, para apresentar para todos os envolvidos. Assim, além de executar o processo eles irão entender o porquê do processo.
Essa é uma etapa muito importante quando estamos iniciando a digitalização de processo na nossa empresa. Porque você irá enfrentar resistência das pessoas para implantação de um sistema.
Por isso, a forma mais fácil de começar a digitalizar os seus processos é desenhar e mostrar a importância de se padronizar para realizar com excelência.
Conflito: Homem X Máquina
Sempre que vamos falar em automação de processo surge aquele medo da “guerra” Máquina X Homem, mas aqui vamos tratar de processo digital e analógico.
A verdade é que temos que usar a máquina a nosso favor e deixar o trabalho repetitivo na mão dela e nos importarmos em melhorar nossas entregas.
Obviamente que todo ser humano possui seus problemas e conflitos e, por melhor que seja nosso empregado, ele não vai, simplesmente, abandonar seus problemas na calçada e entrar com a cabeça 100% focada.
Por isso, a necessidade de nos libertarmos dos processos repetitivos e que podem ser executados pelo sistema.
Novamente, não estou falando da substituição do homem pela máquina, estou falando em um processo híbrido. O sistema direciona as tarefas, o sistema me lembra das atividades recorrentes, o sistema me avisa de novas tarefas.
Eu, como bom executor, apenas executo. Sem me importar se veio de A ou B e se vai para C ou D, porque o processo está mapeado e “a prova” de erros.
Como diferenciar processo digital e analógico
O que torna um processo analógico em digital é o uso da tecnologia.
Isso parece bem óbvio, mas nem tanto.
O que ouço de muitos empresários
“Eu já uso email e planilha na minha empresa, isso não é ser digital?”
Sim, isso é ser digital mas usando os processos de forma analógica, ou seja, você utiliza email e planilhas na sua empresa para fazer o armazenamento das informações.
Imagina que você tem um empregado que está habituado com as rotinas de preenchimento da planilha.
Esse empregado sabe exatamente para quais pessoas ele tem que enviar via email cada tipo de informação.
Se esse empregado faltar ou sair da empresa ele não leva as informações que estão armazenadas no email e nas planilhas, mas ele leva o processo e a regra de negócio da sua empresa.
O que eu sempre me esforço em mostrar
A real diferença não está no armazenamento da informação, e sim na forma como você conduz o processo.
Usar email, planilha e whatsapp já coloca a sua empresa na frente de muitas outras empresas que ainda estão dependendo de bilhetinhos.
Usar tecnologia para digitalizar o processo vai mudar a forma como a sua empresa atua no mercado. Vou te mostrar alguns dos benefícios:
- Mais controle na sua empresa ou departamento;
- Números de performance;
- Mostrar o tempo exato que um processo leva para ficar pronto;
- Mostrar uma média de tempo de todos os processos que você entrega;
- Permite comparar tempo de execução de cada empregado;
- Permite calcular com mais exatidão o seu custo operacional;
O principal recado de hoje:
A digitalização de processos é o divisor da sua empresa nessa grande onda de transformação digital.
É só através disso que você vai conseguir saber, em detalhes, tudo o que acontece na sua empresa ou departamento.
Para começar a transformação digital na sua empresa peça sua conta em:
