Caixa zero, ou Inbox Zero, é uma metodologia que consiste em atuar rapidamente nos emails da sua caixa de entrada.
Mas qual a relação de email e Protarefa?
Já falei nesse post, que desde o início do Protarefa ele foi criado para ser “Simples e fácil”.
Pois bem, aqui vou te contar a história do email, depois do “Caixa Zero” e, por fim, irei traçar um paralelo com o Protarefa.
Como funcionam os emails
A caixa de entrada de email foi criada para funcionar como nossa caixa de correios. Sempre que houver alguma correspondência eu devo interagir com ela, seja para jogar fora, para entregar a alguém ou responder.
Usando isso para nossos emails temos a caixa de entrada, a caixa de spam, os emails arquivados, excluídos, enviados e, recentemente, os adiados.
Ou seja, a nossa caixa de entrada deve estar sempre vazia ou com as pendências que eu já estou resolvendo.
A caixa de spam vão todos aqueles emails indesejados que nos enviam.
Os emails arquivados são os emails que eu já interagi e guardei em um lugar seguro.
Os emails excluídos ficam os emails que eu já li, e resolvi não guardar. Apenas joguei fora.
Os emails enviados são a relação de todos os emails que eu já enviei para alguém.
Recentemente, alguns serviços de email começaram a adotar a “caixa de adiados”. Nela você coloca os emails que não irá interagir agora, mas em um período futuro.
A caixa zero
Inbox zero é o método criado para lidar melhor com o acúmulo de mensagens na caixa de entrada. O objetivo não é zerar sua caixa de entrada, mas devolver o controle das mensagens a você.
Em 2007, durante um evento do Google, o Google Tech Talks, Merlin Mann, um dos gurus da produtividade, apresentou uma metodologia para gestão de e-mails chamada Inbox Zero.
Você pode ver essa apresentação inteira no Youtube.
O conceito
Para colocar o sistema de Inbox Zero em prática, você precisa seguir a abordagem que você irá interagir com cada email que está esperando por você.
Existem 4 ações possíveis nessa metodologia e você precisa decidir qual tomar: fazer, excluir, delegar ou adiar.
Nunca você deve deixar um email lido na caixa de entrada.
Confira abaixo as ações:
Fazer
A primeira decisão é simples: faça o que o email está propondo. Esse e-mail precisa de uma resposta rápida? Você consegue responder em menos de 2 minutos?
Se é algo super rápido de se resolver, então responda e depois continue seu processo de Inbox Zero.
Excluir
Você nunca mais vai precisar voltar nesse e-mail ou tomar nenhuma ação em relação a mensagem? Então exclua. Ou apenas arquive o e-mail.
Assim sua caixa de entrada ficará limpa e o e-mail ficará disponível caso precise dele depois.
Delegar
Você é a melhor pessoa para resolver essa demanda? Caso não seja, encaminhe o e-mail para outra pessoa que seja.
Você não precisa ser gerente ou ter um time para delegar.
Adiar
Essa mensagem irá demorar alguns minutos para responder? Você precisa achar alguns arquivos para anexar ao e-mail?
Ponha uma etiqueta ou separe esse e-mail em uma pasta para que você possa lidar com ele depois.
Protarefa e caixa zero
Logo que você entra no Protarefa com seu login e senha, você será direcionado para a sua “Caixa de Entrada”.
Já falamos nesse post sobre os ícones do Protarefa e sua importância em informar o ao usuário o que é cada tarefa.
No Protarefa o conceito caixa zero funciona da mesma forma que nos emails.
Desenvolvemos pensando que cada tarefa se porte como um e-mail e assim podemos aplicar o caixa zero.
Eu posso responder, rejeitar, adiar ou arquivar uma tarefa.
Expliquei nesse post sobre todos os botões de ação que compõe uma tarefa.
Responder tarefa
Responder tarefa funciona como receber o email de alguém e responder para essa pessoa com as informações solicitadas.
Rejeitar tarefa
Neste caso, rejeitar a tarefa, funciona como devolver o email ao remetente original informando que faltam informações ou que você não deveria receber aquele conteúdo.
Adiar tarefa
Da mesma forma que adiamos um email que não iremos atuar agora, fazemos isso com as tarefas.
O motivo podem ser diversos, dependendo do seu tipo de trabalho.
Imaginando que você é uma pessoa do setor comercial e está com uma tarefa de coletar alguma informação do seu cliente e você ligue para falar com ele e não o encontra.
Então, você deve adiar a tarefa para que ela retorne no horário programado e que você consiga ter as respostas para o preenchimento daquela tarefa.
Delegar tarefa
Aqui é bem simples: enviar a tarefa para outra pessoa.
Isso serve para situações em que você recebe uma tarefa que não deveria ser para você ou você, como gestor, está direcionando as tarefas para o time.
Arquivar Tarefa
Essa é uma função que os gestores de fluxos têm acesso. Eles podem arquivar uma tarefa para o caso de o fluxos precisar ser interrompido.
Essa interrupção, voltando ao exemplo comercial, seria caso o processo de vendas estivesse em curso e o lead/cliente desistisse da compra.
Então você adia a tarefa para que possa fazer uma consulta futura nas informações daquele fluxo.
Viu como o conceito Caixa Zero e o Protarefa são simples e podem facilitar sua vida?
Peça já o seu login em: protarefa.com.br.
