Botões padrões na execução das tarefas

Os botões padrões de execução das tarefas estão disponíveis em todas as tarefas do Protarefa.

Sejam elas: tarefas de fluxos, tarefas avulsas (ad hoc) e tarefas de eventos.

A execução de tarefas é o core do Protarefa.

É através dela que todos os fluxos de trabalho são completados e sua empresa ganha melhoria contínua e rastreabilidade de atividades.

Já falei, nesse texto, que desde o lançamento do Protarefa ele tem a premissa de ser de fácil usabilidade, ou seja, ser simples.

Depois de vários estudos em execução de tarefas e estudos de caso com nossos clientes desenvolvemos nossa barra de ações na execução de tarefas.

A Barra

barra de botões protarefa
Barra de execução – Protarefa

A barra é composta por um grupo de botões padrões do lado esquerdo que são responsáveis pela interação e registros adicionais na tarefa.

Já os botões do lado direito são responsáveis em fazer as tarefas percorrerem o fluxo de trabalho.

Os Botões padrões

Adiar tarefa

O botão de adiar tarefa foi criado porque adotamos o conceito de “Caixa Zero”.

Esse conceito diz, basicamente, que as tarefas que eu não vou resolver nesse momento.

Seja por falta de informações ou por alguma dependência externa.

Assim, eu devo adiar a tarefa para uma data em que eu vá conseguir resolver aquele problema.

Para ficar mais um pouco mais claro esse conceito, vou dar um exemplo:

Imagina que você tem uma tarefa de ligar para um cliente e perguntar sobre as cláusulas do contrato para realizar um fechamento com o cliente. Então o cliente diz que só vai conseguir te responder na próxima semana.

Com o Protarefa você consegue adiar a tarefa para uma data e hora específica e adicionar uma justificativa do adiamento.

Adiar tarefa - Protarefa
Caixa de adiar tarefa

Adicionar comentário

Muitas vezes precisamos adicionar comentários e anexos extras na tarefa.

Isso ocorre porque mesmo sendo um processo e, muitas das vezes, termos todos os campos para executar, imprevistos acontecem.

Então criamos a caixa de adicionar comentário.

Nela você tem um campo para adicionar quantos comentários forem necessários para executar a tarefa.

Mas ainda não era o suficiente para alguns de nossos clientes e eles pediram para que adicionássemos um campo de anexo junto ao comentário.

Assim, além do campo texto você tem um campo de anexo junto.

adicionar comentário e anexo - Protarefa
Caixa de adicionar comentário e anexo

Alterar responsável

O recurso de alterar o responsável, como o nome diz permite que você troque o executor da tarefa.

Em alguns casos precisamos redirecionar a tarefa entre as pessoas de um time.

Em outros, executamos metade das tarefas e precisamos passar para que outra pessoa dê sequência no fluxo.

O recurso é bem simples, bastando clicar no botão de alterar o responsável e selecionando o novo usuário ou time.

Alterar responsável - Protarefa
Caixa de alterar responsável da tarefa

Salvar informações

O recurso de salvar informações foi feito para tarefas longas onde vamos fazer parte da tarefa e queremos manter o que já foi digitado no sistema.

Toda vez que você interagir com o botão salvar o Protarefa irá te dar uma mensagem informando que as alterações foram salvas.

Tarefa salva com sucesso - Protarefa
Mensagem de tarefa salva

Arquivar tarefa

Para fechar o grupo de botões padrões do lado esquerdo, temos o botão de arquivar tarefa.

O botão de arquivar tarefa só está disponível para gestores do fluxo, assim os usuários com permissões menores não conseguirão arquivar a tarefa.

Esse recurso foi desenvolvido para situações em que precisamos finalizar o fluxo sem, necessariamente, chegar ao fim do processo.

Imagine que está trabalhando em fluxo de prospecção comercial e seu lead desistiu no meio do processo.

Basta você, como gestor, clicar no botão de arquivar tarefa para interromper o fluxo.

Novamente o Protarefa irá pedir um motivo do arquivamento para anexar ao fluxo e armazenar em seu histórico.

finalizar tarefa - Protarefa
Caixa de finalizar fluxo

Rejeitar tarefa

O botão de rejeitar tarefa está disponível para casos em que você receba uma tarefa com informações faltantes.

Assim, clicando no botão rejeitar tarefa, surgirá uma caixa para justificar o porque você deseja rejeitar essa tarefa.

Lembrando que ao rejeitar uma tarefa ela irá retornar uma “casa” no processo.

Então, se, por exemplo, você estiver na tarefa 4 e rejeitar, o fluxo irá retornar para a tarefa 3.

Rejeitar tarefa - Protarefa
Caixa de rejeitar tarefa

Avançar fluxo

Junto com o botão de “Rejeitar tarefa” o botão de “Avançar fluxo” é responsável por alterar o nível de conclusão do fluxo como um todo.

Ao concluir a execução de uma tarefa, basta clicar no botão “Avançar Fluxo”.

Isso fará com que a tarefa avance uma “casa” no processo.

Então, se, por exemplo, você estiver na tarefa 4 e avançar, o fluxo irá retornar para a tarefa 5.

Histórico

Todas as ações do Protarefa ficam salvas para consultas futuras, sejam elas: interações com os botões padrões ou avançar e rejeitar uma tarefa.

Criamos uma caixa de histórico onde podemos ver todas as tarefas daquele fluxo em que estamos executando nesse momento.

Esta caixa de histórico vai ordenar as tarefas em ordem decrescente, ou seja, vai mostrar no topo da caixa a tarefa atual e no final da caixa a tarefa de abertura do fluxo.

Todas as ações de “Adiar tarefa”, “adicionar comentário e anexo”, “alterar responsável”, “arquivar fluxo”, “rejeitar tarefa” e “avançar fluxo” ficarão salvas mostrando o usuário responsável pela execução, com data e hora e um breve histórico do que foi feito.

Para navegar nas tarefas do histórico basta clicar na tarefa em que deseja ver a resposta e depois retornar para a sua tarefa atual e continuar avançando as tarefas.

histórico de tarefas - Protarefa
Caixa de histórico de tarefas

Para saber mais características sobre o Protarefa, acesse: https://protarefa.com.br

Daniel Bonato

Também conhecido por Bona. Líder estratégico e de desenvolvimento do Protarefa. Pós graduado em Gestão de Projetos com práticas do PMI e graduado em Publicidade e Propaganda. Docente em Instituições de Ensino como SENAC e SENAI, co-organizador do evento Startup Weekend da cidade de Bauru nos anos de 2016 e 2017. Mentor no evento Hackathon Bauru (devTalks) e Startup Weekend 2018. Evangelista da comunidade de startups de Bauru, Sandwich Valley. Palestrante em instituições de ensino como UNESP, FIB, ITE. Palestrante internacional no evento FUTURE STACK 2015 em São Francisco – CA.

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